Service Citoyen

Voor het volgen van de prestaties van jongeren die hun Service Citoyen uitvoeren, vulden zij maandelijks papieren formulieren in. Deze formulieren werden vervolgens handmatig door de administratie van de Platform gecodeerd om de vergoedingen te berekenen en uit te betalen waarop elke jongere recht had.

In dit kader heeft MV Studio een reeks workshops georganiseerd om de onderliggende interne processen goed te begrijpen, zodat ze konden worden omgezet in een digitaal platform dat het handmatig coderen en beheren van honderden dossiers per maand overbodig zou maken.

Een platform leveren met verschillende rollen zodat elke betrokken partij prestaties kan invoeren, valideren en vergoedingen kan uitbetalen. De mentoren hebben een instrument om de door de vrijwilligers ingevoerde prestaties te volgen, en de administratie van de Platform heeft een centraal hulpmiddel dat alle uitwisselingen en interventies centraliseert.

Het platform bevat verschillende functionaliteiten:

• Automatische berekening van vergoedingen en onkostennota’s op basis van de ingevoerde gegevens door de jongeren
• Persoonlijke toegang met login en wachtwoord voor de jongeren, waar zij hun prestaties kunnen invoeren en onkostennota’s kunnen bijvoegen
• Persoonlijke toegang met login en wachtwoord voor de mentoren die deze jongeren begeleiden, wat hen realtime inzicht geeft in de invoergegevens
• Beheer en download van onkostennota’s door de administratie van de Platform voor de opvolging van de terugbetaling
• Validatie van vergoedingen en onkostennota’s tussen de verschillende betrokken partijen, tot de maandelijkse afsluiting van het dossier
• Archivering van alle bewijsstukken

Dankzij het geïmplementeerde platform worden nu handmatige invoerdagen vermeden. Het hulpmiddel faciliteert en optimaliseert de communicatie tussen mentoren, jongeren en het administratief personeel van de Platform. De tijdwinst is aanzienlijk voor alle betrokken partijen, die zich nu kunnen concentreren op hun daadwerkelijke activiteiten en zich zoveel mogelijk kunnen ontdoen van de administratieve aspecten die vroeger tijdrovend en belastend waren.